Tietosuojaseloste (GDPR)
Tietosuojalakiin ja Euroopan unionin tietosuoja-asetukseen (GDPR) pohjautuva Tavallinen mieli zendo ry:n tietosuojaseloste on hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa julkaistavaksi yhdistyksen verkkosivulla (10.1. 2021).
1. Rekisterin nimi
Tavallinen mieli zendo ry:n jäsenrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Tavallinen mieli zendo ry
Osoite: Tavallinen mieli zendo ry/Jäsenrekisteri, Kataloistentie 683, 16900 Lammi
3. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Lauri Sintonen (rahastonhoitaja)
Osoite: Tavallinen mieli zendo ry/Jäsenrekisteri, Kataloistentie 683, 16900 Lammi
Sähköposti: tavallinenmieli@gmail.com
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä Yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot.
Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
Henkilötietojen keräyksen peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu Yhdistyslain vaatimusten mukaisesti.
Tietoja käsitellään Excel- tai GoogleDocs-lomakkeella. Lisäksi henkilötietoja käsitellään myös verkkosivuston lomakkeiden kautta jäsenyysasioiden yhteydessä ja järjestettäessä tapahtumia. (Linkki 1 Lomakkeiden tietosuoja)
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina Yhdistyslain vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:
- Jäsenten yhteystiedot eli puhelin ja sähköpostiosoite
- Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsenyyden alkamisajankohta)
- Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
- Osallistumismaksut (laskutukset ja maksusuoritukset)
6. Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Rekisterin tietoja ei kerätä muista lähteistä tai rekistereistä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Yhdistys ei luovuta tietoja yhteistyökumppaneilleen tai muille kolmansille osapuolille.
8. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle eikä myöskään EU-alueen tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.
Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin ja salasanoin suojatulla palvelimella.
Tavallinen mieli zendo huolehtii tietoturvan säilyttämisestä parhaan kykynsä mukaan. Lisäksi kaikilla rekisterin käyttöön oikeutetuilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus.
10. Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle.
Tarkastuspyynnön voi tehdä myös sähköisesti yhdistyksen verkkosivustolta löytyvällä lomakkeella (Linkki 2 Tarkastuspyytö).
11. Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto määritellyn ajan (10 vuotta) Kirjanpitolain 2. luvun 10 §:n mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
12. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tietosuojaselosteeseen voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tietosuojaselosteen viimeisin muutospäivämäärä on ilmoitettu tämän selosteen alkuosassa
Voit olla myös yhteydessä Suomen tietosuojaviranomaiseen:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700